10 dicas simples para fazer seus gráficos do Excel Sexier

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Tendo percorrido todas as noções básicas de como fazer dados tabulares contar uma história usando a formatação de célula personalizado e formatação condicional para ambas as tabelas estáticas e tabelas dinâmicas, agora estamos indo para saltar para as coisas realmente divertido: gráficos de dados em Excel.

Eu não estou indo para cobrir as noções básicas de criação de gráficos neste post. Se você quer um primer, você pode encontrar este recurso do Microsoft para PC e este para o Mac.

1. Remova o ruído do fundo do seu Chart

Quando você está apresentando dados, é muito importante para reduzir o ruído e aprimorar em sinais acionáveis. Se você leu apenas sobre qualquer coisa que eu tenha escrito sobre o Excel, você sabe que eu detesto linhas de grade em tabelas. E ainda, até que eu visto esta apresentação por Ian Lurie, I foi felizmente alheio a linhas de grade em gráficos. Mas, em seguida, eles causam meu olho tropeçar também. E esse é o problema com o barulho: ela distrai-lo do material essencial.

Linhas de grade são super fácil de se livrar. Em primeiro lugar, lembre-se o truque formatação I mencionar em todas as minhas mensagens: se você deseja formatar nada em Excel (em um gráfico ou tabela) apenas selecione-o e pressione Ctrl-1 (Mac: Command-1) para abrir a específica de diálogo formatação a esse item.

Neste caso, você só vai querer selecionar uma das linhas de grade em seu mapa (ninguém, mas a de cima, que seleciona toda a área de terreno) e abra as opções de formatação. Por fim, selecione Color Line> Nenhuma linha (Mac: Linha> Sólidos> Cor: No Line).

linhas de grade em gráficos do Excel

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2. Mova The Legend

Eu não sei por que Excel posiciona a legenda à direita de um gráfico por padrão. Na maioria dos casos, é terrivelmente estranho. Eu prefiro mover a legenda para a parte superior ou inferior de um gráfico. I tendem a colocar a legenda acima mais do que abaixo, mas vou colocá-lo abaixo se há muita coisa acontecendo no topo, ou, às vezes, com um gráfico de pizza.

Para movê-lo, basta puxar para cima a opção de formatação (você deve saber como até agora!) E escolher a posição da categoria Opções Legend, que é chamado de posicionamento em um Mac.

Com a legenda ainda selecionado, eu costumo bater a fonte até 12 também. Você não tem que selecionar o texto, apenas a caixa. Você é o juiz que parece melhor ...

lenda placdement em gráficos do Excel

3. Eliminar Legends Com uma série de dados

Se você está mostrando apenas uma métrica em um gráfico, não há nenhuma razão para manter a lenda que Excel joga lá. Apenas certifique-se de incluir a métrica que você está mostrando no título do gráfico.

lendas em gráficos do Excel

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4. Adicione um título descritivo

Um erro comum que vejo com gráficos dos comerciantes é que está faltando muitas vezes um título. Quando você é o único que reúna os dados, tudo o que você está tentando comunicar é perfeitamente claro. Mas para outros que têm de tentar descobrir o que você está tentando se comunicar, nem sempre é tão evidente.

Assim, no caso do quadro abaixo, seria insuficiente para usar apenas “Impressions”, como o título do gráfico:

títulos do Excel

Para adicionar um título de gráfico, com sua carta selecionada, escolha Gráfico Ferramentas> Esquema> Etiquetas> Gráfico título. No Mac, você vai escolher Cartas> Carta de layout> Labels> Título do gráfico. Eu sempre escolher Acima Gráfico (Mac: Gráfico no Top).

5. Organizar seus dados antes Traçando

Este é realmente um grande negócio para mim. Gráficos que são gerados a partir de dados não classificados são, na minha opinião, muito mais difícil de ler e interpretar.

Se você está mostrando algo seqüencial, como visitas por dia ao longo de um período de um mês ou receita por mês durante um período de um ano, então encomendar os seus dados em ordem cronológica faz mais sentido. Na ausência de um padrão tipo dominante como essa, eu sou da opinião que os dados devem ser solicitados e apresentou a fim de colocar os dados mais significativos primeiro descendente.

Se você olhar para os dados na tabela imediatamente abaixo, eu acho que você vai concordar que seus olhos têm que arremessar para trás e para ordenar os canais por receita.

dados classificadas

No entanto, no gráfico abaixo, que é classificada em ordem decrescente, é fácil para classificar e interpretar, porque isso é basicamente feito para você.

dados ordenados em Excel

Este é outro benefício para formatar os dados como uma tabela antes de traçar-lo - a capacidade de classificar é construído em filtros assados ​​em cada cabeçalho da tabela. E se você já criou o gráfico da mesa, nem tudo está perdido. Depois de classificar os dados na tabela, o gráfico será atualizado automaticamente.

6. Não faça as pessoas de inclinação da cabeça

Você já viu um gráfico que faz isso?

rótulos de eixo no Excel

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Ou pior ... isso?

títulos de eixo no Excel

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Isso pode tornar a interpretação dos dados trabalhoso e vulnerável a erros de interpretação. Se você tem rótulos mais longos, é melhor para expandir sua carta o suficiente para dar espaço para os rótulos do eixo a ser exibido horizontalmente ou (melhor ainda) utilizar um gráfico de barras em vez de um gráfico de colunas, assim:

eixo formatação no Excel

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Dica: Com gráficos de barras, se você quiser que os valores maiores para estar no topo do gráfico, como se vê no gráfico acima, você precisa para organizar os dados da tabela para essa coluna (neste caso, as impressões coluna do meu Google Webmaster Tools exportação) em ordem crescente, em vez de ordem decrescente.

É um contra-senso, na minha opinião, mas se você não fizer isso, você vai ter os dados mais insignificantes no topo do gráfico. E as pessoas lêem naturalmente cartas de cima para baixo, então eu quero colocar os dados mais importantes no topo.

7. Limpe seu Axes

Este gráfico abaixo é um desastre de trem real e tem tudo o que eu mais odeio em eixos do gráfico.

eixo vertical

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Antes de fazer qualquer coisa para os eixos, vou para remover as linhas de grade e a lenda. Vou me concentrar em cinco questões de formatação problemáticas comuns que eu vejo em eixos do gráfico.

Faltando milhares separadores

Se você tem pontos de dados que são maiores que 999, você deve incluir separadores de milhares. A melhor maneira de fazer isso é para formatar os dados na tabela. Se você fizer isso, o gráfico será atualizado automaticamente. Caso contrário, você precisa para desvinculá-lo da fonte na caixa de diálogo Formatar eixo.

Para adicionar separadores de milhares, selecionar a coluna inteira e clique no botão com o que parece ser uma vírgula na guia Início na categoria Number. Excel sempre adiciona duas casas decimais, que você tem que se livrar de clicando no ícone Diminuir Decimal, que é de dois pontos à direita do separador de milhares.

Alternativamente, você pode entrar no diálogo de formatação e modificar a formatação de números lá.

Eixos desordenados

O eixo vertical na tabela acima também é desordenado e um exagero. Para corrigir isso, selecione o eixo e abrir o diálogo de formatação. Em Opções do Eixo (Mac: Escala), você pode alterar a configuração Unidade Major. Na imagem abaixo, eu mudei a principal unidade de 20000-40000.

Por todos os meios, se você precisar de mais detalhes granular, ajustar as configurações de forma apropriada.

limpeza eixos no Excel

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Decimals desnecessários

Nunca inclua decimais em um eixo, a menos que seu valor máximo é 1 (em outras palavras, você só está lidando com frações). Eu vejo isso mais comumente feito com moeda, onde poderá encontrar rótulos como $ 10,000.oo, $ 20.000,00, $ 30.000,00, etc. É estranho e barulhento.

Decimais em vez de porcentagens

Se você está tentando mostrar percentagens no eixo vertical, formatá-los como uma porcentagem; não formatar os dados como decimais. Quanto menos tempo as pessoas têm de gastar interpretar os seus dados, o mais atraente ele será. Mas, novamente, mesmo com percentagens, solte os decimais. Em outras palavras, não têm rótulos como 10,00%, 20,00%, etc. Basta usar 10%, 20%, etc.

Estranho formatação Zero

Um incómodo final é a apresentação de a 0, na parte inferior do eixo vertical como um hífen. Isso é muito comum. Você pode ler o meu post sobre número personalizado formatação para aprender sobre a formatação de números obras como de costume. Você pode encontrar algumas opções muito surpreendentes, como a capacidade de adicionar texto para a formatação enquanto ainda mantém o valor de um número.

Neste caso, só precisamos de mudar a maneira 0 é formatado. Para fazer isso, selecione a coluna na tabela onde os dados vem, abrir o diálogo de formatação, como de costume, e selecione Number> Categoria: Custom, encontrar o hífen, e substituí-lo com um 0.

limpeza eixos no Excel

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Como toque final, eu dei o gráfico um título melhor, e aqui está o resultado final:

limpeza eixos no Excel

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8. Explore Outros Temas

opções de formatação gráfico do Excel são bastante impressionantes, mas a maioria das pessoas nunca deixam padrão do Excel “Office” tema.

Há 53 temas oferecidos na versão 2010, para PC e 57 temas na versão 2011 para Mac. E cada tema vem com seu próprio conjunto de formatos de gráfico - 48 no total. Isso é 2.544 built-in opções de formatação de gráfico para 2010 e 2736 para 2011. (Whooooahhhh. Rainbowww Duplo ...)

Você pode alternar temas, indo para Layout de Página> Temas> Temas (Mac: Home> Temas) e escolha a partir do menu drop-down.

Alguns deles ficam um pouco cra-cra, como o tema Habitat (somente Mac) que dá suas cartas a textura.

modelos no Excel

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Mas você deve explorar os diferentes temas e tentar ramificando para fora.

9. Criar gráficos de marca

Você não está limitado aos 2,500+ temas Excel fornece. Se você deseja que seus dados sejam alinhados com a sua marca, você pode criar um gráfico com as suas cores de marca, em seguida, guardar isso fora como um modelo.

Então, digamos que você está fazendo marketing para Toys R Us (que eu não sou afiliado de qualquer forma), e você quiser usar um gráfico de pizza em uma apresentação com as suas cores de marca. Excel 2010 (PC) vai permitir que você use os valores RGB ou HSL, enquanto Excel 2011 (Mac) vai deixar você usar valores RGB, CMYK, ou HSB.

(Desde que eu não estava a par de tais valores, eu usei a ferramenta Color Picker na barra de ferramentas Web Developer para identificar as cores do logotipo da Toys R Us e depois usou uma ferramenta de conversão hex-to-RGB para obter os valores RGB.)

Depois de ter os valores que você precisa, criar um gráfico com todos os dados que você deseja visualizar.

gráficos no Excel

Em seguida, selecione um pedaço do gráfico de pizza clicando no gráfico de pizza uma vez e, em seguida, sobre a peça individual. Em seguida, reformatá-lo usando o balde de tinta sob Home> Font - ou puxar para cima o diálogo de formatação.

Supondo que você tenha valores RGB, clique no menu drop-down no balde de tinta, escolher mais cores> costume> Modelo Cor: RGB (Mac: mais cores> controles deslizantes de cor> RGB Sliders). E fazer isso para cada pedaço da torta.

Seu gráfico pode ser algo como isto:

gráficos no Excel

PC:

Para salvá-lo como um modelo em um PC, selecione o gráfico e navegar para Chart Tools> Design> Type> Salvar como modelo.

Para criar um novo gráfico de pizza com base neste modelo em um PC, basta clicar dentro do dados que deseja mapear (ou selecione os dados se for um conjunto de dados parcial), em seguida, escolha Inserir> Gráficos> Outros Gráficos> Todos os tipos de gráfico> Modelos (Mac: Charts> Inserir Gráfico> Outros> Modelos) e selecione o modelo que deseja usar.

Mac:

Em um Mac, clique direito em qualquer lugar no gráfico e escolha Salvar como modelo. Isso vai poupar o seu gráfico como um arquivo .crtx em uma pasta modelos de gráfico.

10. Faça seu Título do gráfico dinâmico

Sabia que você pode fazer a sua atualização título do gráfico, ligando-o a uma célula na sua pasta de trabalho? É um pouco de um truque, mas é uma opção legal que vai fazer você olhar como um gênio para o seu chefe / cliente / mãe.

títulos dinâmicos são os mais adequados para dados que actualizar numa base regular, como números de diárias inseridos manualmente ou puxado para o Excel a partir de um banco de dados.

O que eu vou demonstrar é um relatório de receita PPC que atualiza diariamente. O título irá mostrar a correr total para o mês até esse dia. Aqui estão os passos que você precisa tomar:

Passo 1:

Certifique-se de seus dados usa formatação número adequado e que está formatado como uma tabela, que é a versão do Excel de um banco de dados simples. A razão que você deseja formatar como uma mesa é se você criar um gráfico de uma tabela, o gráfico será atualizado automaticamente quando você adicionar novas linhas à tabela.

A tabela também expande automaticamente para absorver todos os novos dados que você adicionar à mesa quando você apenas digitar algo em uma célula imediatamente abaixo ou à direita de uma tabela formatada.

Passo 2:

Em uma célula ao sul da linha 31 (para acomodar um mês inteiro) inserir uma fórmula SUM que capture todos os 31 linhas - embora alguns vão estar em branco se você está apenas a meio do mês.

gráficos no Excel

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Etapa 3:

Se estivéssemos usando ambas as colunas de nossa mesa como uma série de dados, poderíamos simplesmente clique em qualquer célula dentro da tabela e escolha Inserir> Gráficos> Coluna (Mac: Cartas> Coluna).

Mas na tabela abaixo, teríamos apenas selecionar o cabeçalho e células que contêm dados de receita. Isto é porque nós não queremos os dias da semana para tornar-se uma série de dados. Você tem muitas opções de formatação em Ferramentas Gráfico> Design> Styles Gráfico (Mac: Charts> Estilos quadro).

gráficos no Excel

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Passo 4:

Adicione um título para o seu gráfico que indica que você tem um total em execução. Eu usei: “Receita PPC para outubro:” para o meu título. Veja a dica # 4 acima para direções.

Passo 5:

Desde o preenchimento padrão para a área do gráfico é branco e o gráfico geralmente é exibido em uma folha branca (que eu recomendo preservando), vamos mudar o preenchimento para Sem preenchimento sem que ninguém o mais sábio.

Para fazer isso, selecione o gráfico e pressione Ctrl / Command-1, em seguida, escolha Preenchimento: Sem preenchimento (Mac: Encha> Sólidos> Color> Sem preenchimento). Você vai precisar para desligar as linhas de grade para conseguir isso, mas você deve fazer isso de qualquer maneira. Você pode encontrar essa alternância em View> Show (Mac: Layout> View).

Passo 6:

Seleccionar uma célula acima do gráfico apenas para a direita do título e referenciar a célula com o total. Você referenciar uma célula, basta colocar um sinal = na célula e, em seguida, digitar a referência de célula ou selecionando-o com o mouse. Excel irá destacar a célula que você está fazendo referência com uma luz azul como uma ajuda visual. Em seguida, formatar a célula com qualquer formatação que você usou para o seu título.

gráficos no Excel

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Passo 7:

Agora, tudo que você tem a fazer é mover o gráfico para cima e alinhá-lo com o título. Demorou algum finagling para ter tudo alinhado apenas para a direita. Mas então, eu só removeu a lenda desde que eu só tenho uma série de dados, e voila! Um título dinâmico.

gráficos no Excel

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Passo 8:

Agora, quando você adicionar uma nova linha à tabela, o gráfico e atualização de título dinamicamente. Slick, certo?

criar um gráfico personalizado no Excel

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Claramente, gráficos fornecer dimensão que é muito mais difícil de obter com uma mesa. A boa notícia é que você pode usar qualquer combinação destas técnicas para tornar seus dados mais sexy e mais acionáveis ​​em apenas alguns minutos, uma vez que você pegar o jeito dele.

Se você tem dúvidas sobre os pedidos de Excel ou tópico, fique à vontade para chegar a mim através do formulário de comentários ou de contato abaixo ou no Twitter: @AnnieCushing.


As opiniões expressas neste artigo são as do autor convidado e não necessariamente Search Engine Land. Autores pessoal aqui.


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